La méthode PRINCE2

PRINCE2 est une méthodologie de gestion de projets basée sur l'utilisation de processus et qui peut être appliquée pour tous types de projets. Son formalisme la rend adéquate pour des projets ayant une certaine ampleur.
Son nom est l'acronyme anglais de PRojects IN Controlled Environments ; créée en 1989 par le Département du Commerce Britannique, elle a été mise à jour en 1996 (d’où le numéro 2 pour signifier les différentes améliorations apportées) et révisée en 2009.

Lors de sa mise en œuvre, cette méthode définit que tout projet a un début, un milieu et une fin afin d’avoir une meilleure gestion des projets.

Les 7 principes de PRINCE2

PRINCE2 est une méthodologie fondée sur 7 principes majeurs :

1. Chaque projet doit avoir une justification commerciale continue

Tout au long du projet, il faudra toujours penser au retour sur investissement. Déterminez si les avantages l’emportent sur les coûts et les risques, et quelle est la probabilité que le projet produise ces avantages.

2. Les équipes doivent apprendre de l’expérience

Les différentes équipent doivent avoir un journal de leçons dans lesquelles elles indiqueront toujours les leçons tirées de chaque projet afin d’éviter de reproduire les mêmes erreurs sur d’autres projets similaires.

3. Les rôles et responsabilités doivent être clairement définis

Toutes les personnes prenant part au projet doivent clairement comprendre leurs responsabilités, ainsi que celles des autres. Chaque membre a un rôle bien précis à jouer.

4. Le travail est planifié et organisé par étape

PRINCE2 divise chaque projet en étapes faciles à gérer. Après chaque étape, les équipes devraient noter les leçons apprises et évaluer le projet afin de déterminer s’il est sur la bonne voie.

5. Gérer l’équipe par exception

Le comité de projet (cadres supérieurs) détermine tout d’abord le temps, le coût et autres exigences du projet, puis confie la gestion quotidienne au chef de projet. Si des difficultés surviennent, le chef de projet informera le comité de projet.

6. Rester concentré sur les produits

L’équipe doit toujours se concentrer sur le respect des exigences du projet, ainsi que sur le maintien de la qualité.

7. Adapter cette approche

Il n’est pas nécessaire de suivre l’approche PRINCE2 à la lettre. Il faudra l’adapter à la taille du projet, son importance, à la constitution de l’équipe, etc.

Mise en œuvre de PRINCE2

La méthodologie PRINCE2 comporte 7 différentes étapes :

1. Démarrage du projet

On commence par créer un mandat de projet comprenant une brève explication des objectifs réalisables et de la nécessité du projet. Ce mandat est présenté à un comité de projets, qui l'évalue ; s’il est approuvé, un descriptif détaillé est rédigé.

2. Identification des ressources

Une fois que le comité a approuvé le descriptif, il identifie les ressources nécessaires et désigne un chef de projet.

3. Lancement du projet

Le chef de projet établit un plan et un calendrier pour le projet. Ils comprennent des points de contrôle sur six cibles : temps, coût, qualité, étendue, risque et avantages.

4. Contrôle du projet

Le projet est divisé en tâches simples, qui sont déléguées au chef de l’équipe. Le chef de projet surveille les progrès et apporte les modifications nécessaires.

5. Livraison du produit

L’avancement du projet est comparé au plan initial. Les différentes tâches terminées sont passées en revues. Le comité de projet donnera ensuite son approbation.

6. Gestion des limites

Le comité de projet et le chef de projet examinent chaque étape du projet pour en vérifier la qualité et le respect du plan. Le but de l’examen est pour le comité de projet d’examiner s’il faut passer à l’étape suivante, ou suspendre l’avancement du projet.

7. Fermeture du projet

Le comité de projet donne son approbation finale une fois les livraisons effectuées. Le chef de projet finalise tous les documents et rapports restants.

Les 7 rôles de l’approche PRINCE2

Comme mentionné plus haut, chaque membre de l’équipe a un rôle bien précis. La méthodologie PRINCE2 comporte trois rôles principaux : le chef de projet, le projet d’équipe et le tableau de projet. Le tableau de projet comprend le client, l’utilisateur final et le fournisseur.

Outre ces rôles principaux, les rôles de support font partie intégrante à la finalisation du projet.

1. >Le client : Celui qui paye pour le projet.
2. >L’utilisateur : Toute personne qui utilisera le produit. Dans certains cas, l’utilisateur et le client peuvent être la même personne.
3. >Le fournisseur : Un expert dont les connaissances et les compétences sont nécessaires pour obtenir le produit final.
4. >Le projet d’équipe : Le groupe qui effectue le travail et complète les tâches du projet.
5. >Le chef d’équipe : Le leader du projet d’équipe et celui qui reporte au chef de projet.
6. >L’administrateur : Le propriétaire de toute la documentation, les calendriers de réunion et la facilité générale du travail. Dans certains cas, ce rôle peut être assumé par le chef de projet.

Avantages et inconvénients de l’approche PRINCE2

La méthodologie PRINCE2, comme c’est le cas d’autres approches, présente de nombreux avantages et quelques inconvénients.

Les avantages

• Cette approche est basée sur des produits et divise le projet en différentes étapes pour simplifier la gestion. Cela permet de maintenir l’équipe concentrée et d’avoir un résultat de qualité à chaque étape.
• PRINCE2 favorise la communication entre tous les membres de l’équipe, ainsi qu’entre l’équipe et les autres parties prenantes du projet (externes). Le projet est ainsi mieux contrôlé par toute l’équipe.
• Cette méthode permet aux parties prenantes d’avoir leur mot à dire dans la réalisation du projet, dans la prise de décision, car elles sont toujours tenues informées par la publication des rapports.
• PRINCE2 veille à ce que des améliorations puissent être apportées afin de pouvoir corriger les défauts présents dans un projet.
• L’économie de temps est également un point fort de cette approche. Non seulement le temps est réduit grâce à une bonne organisation du travail, mais l’utilisation des ressources nécessaires est également réduite, ce qui permet de limiter les dépenses.

Les inconvénients

• PRINCE2 ne propose malheureusement pas le niveau de flexibilité offert par certaines méthodologies de gestion de projets modernes. Cette approche peut montrer ses limites dans certaines organisations qui privilégient la réactivité face aux imprévus et aux demandes changeantes.
• PRINCE2 est une approche plutôt complexe et nécessite très souvent une formation spéciale pour sa mise en œuvre.