De bons processus pour des projets bien gérés

Il est impossible de gérer correctement des projets sans avoir un processus proprement défini.

Pour améliorer votre organisation et votre gestion de projets, vous devez réfléchir à votre processus puis le mettre en place.

1. Définissez les étapes importantes de vos projets

Ne faites pas l'erreur de gérer vos projets comme de simples tâches, avec juste des statuts “En attente”, “En cours” et “À tester”.
Un projet est toujours constitué de plusieurs moments-clés, depuis l'expression du besoin initial jusqu'au déploiement du résultat, en passant par toutes les phases de conception, de spécifications, sans oublier la réalisation technique et les validations.

Identifier ces différentes phases est très important. Si vous ne le faites pas, vous risquez de le payer avec des fonctionnalités manquantes, une qualité dégradée, ou une perte de temps due à des allers-retours incessants.

C'est la base même d'un processus correct.

2. Assurez-vous que tout le monde sait sur quelle étape intervenir et à quel moment

Dans vos équipes, tout le monde doit savoir précisément ce qu'il doit faire. Vous êtes sûrement persuadé que c'est le cas, mais ça vaut la peine de s'en assurer.

Faites un simple tableau ; pour chaque étape, listez les personnes concernées.

Passez ce tableau en revue avec tout le monde.
Peut-être allez-vous découvrir que certaines personnes ne savent pas qu'elles doivent intervenir à tel ou tel moment ? Ou bien au contraire, d'autres ralentissent les projets à force de se marcher dessus ?

3. Documentez correctement chaque tâche

Vous avez découpé votre processus en plusieurs étapes. Vous vous êtes assuré que tout le monde connaît ce processus et sait quand intervenir.
Mais est-ce que toute l'équipe sait précisément en quoi consistent ces étapes ?
Quel est le travail à réaliser ?
Comment faire pour l'accomplir ?
Quels sont les outils à utiliser pour y parvenir ?

Le nom d'une tâche n'est pas suffisant pour en connaître les détails. Il faut les expliquer.

Prenez le temps d'écrire la documentation nécessaire ; cela vous sera utile dès maintenant, mais encore plus à l'avenir − que ce soit pour la formation des nouveaux arrivants ou pour rafraîchir la mémoire de ceux qui sont déjà présents.
Ne visez pas la perfection pour autant. Il vaut mieux une documentation incomplète que pas de documentation du tout ; vous l'améliorerez au fil du temps.

4. Définissez précisément les livrables

Cela peut sembler idiot, mais parfois on oublie de préciser ce qu'on attend comme résultat d'un travail. Dire ce qu'il faut faire, comment le faire et par qui, c'est important. Mais ce qui doit en sortir l'est tout autant.

Souvent, le livrable en sortie d'une étape sert de base de travail pour l'étape suivante. Sa qualité conditionne donc fortement le reste du projet.
Parfois, une étape consiste à effectuer une action qui ne produit pas de résultat tangible. Mais alors, le livrable sera la vérification que l'action a été réalisée correctement.

Rappelez-vous :

Les outils de communication ne sont pas là pour pallier un manque d'organisation.

Chaque membre de votre équipe doit savoir à l'avance ce qu'on attend précisément de lui, à quelles étapes de la vie d'un projet il doit intervenir, ainsi que les critères qui définissent le succès d'un projet.
Attention à ne pas complexifier inutilement les choses. Le but est juste de rendre les choses claires pour tout le monde.

Avec un process bien défini, le travail est tellement plus confortable !
Pas de stress au moment de s'atteler à une tâche, on sait quoi faire.

Et quand il s'agit de faire le suivi des projets, tout est simple :